Schon vor der Digitalisierung waren Unternehmen dazu verpflichtet, relevante Unterlagen aufzubewahren. Egal ob beim Jahresabschluss oder einer Steuerprüfung, Firmen müssen ihre Geschäftsunterlagen offenlegen können. Aus diesem Grund wurden die Belege in Ordnern abgelegt und jahrelang aufbewahrt.

Inzwischen findet ein großer Teil des Schriftverkehrs in digitaler Form statt – egal ob es um die Unterbreitung von Angeboten, die Auftragserteilung, die Rechnungsstellung oder sonstigen geschäftsrelevanten Austausch geht. Das ist nicht nur unkomplizierter und schneller, sondern auch gut nachverfolgbar und spart viel Papier.

Wie ihre Vorgänger in Papierform müssen auch diese Dokumente sicher aufbewahrt werden. Die Pflicht zur Archivierung ist den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gesetzlich geregelt. Wer sich nicht daran hält, riskiert hohe Bußgelder. Und trotzdem wird das Thema Belegarchivierung in vielen Firmen immer noch vernachlässigt. Die Einführung einer Archivierungssoftware ist schnell und unkompliziert abgewickelt. Wir möchten Sie informieren, was Sie beachten müssen und welche Vorteile eine entsprechende Softwarelösung bietet.

Diese Belege müssen laut GoBD archiviert werden

Als Faustregel gilt: alle Belege und Dokumente, sowie jeglicher Schriftverkehr, die Geschäfts- oder Steuerrelevantes beinhalten, müssen im Original aufbewahrt werden. Dabei beziehen sich die GoBD nicht nur auf ausgehende, sondern auch auf eingehende Belege. Hierzu zählen beispielsweise Angebote, Aufträge und Rechnungen, aber auch Lieferscheine, Quittungen und Verträge. Dokumente in Papierform dürfen als Scan abgelegt werden, eine eingehende PDF-Datei muss auch als solche archiviert werden.

So können Ihre Belege rechtssicher archiviert werden

Für Deutschland gilt: eine Sicherung auf einer externen Festplatte, die Speicherung in Ihrer E-Mail-Software oder als Backup reicht nicht aus. Mit einer entsprechenden Archivierungssoftware sind Sie also auf der sicheren Seite! Diese wird ergänzend zu Ihrem bereits bestehenden E-Mail-System eingesetzt. Dabei kann der Administrator selbst entscheiden, welche E-Mails zu welchem Zeitpunkt archiviert werden und ob diese nach der Ablage aus dem Postfach gelöscht werden sollen. Die Archivierung Ihrer Dokumente läuft also ganz von selbst. Viele Anbieter punkten zusätzlich mit der Möglichkeit zur Einrichtung von Genehmigungsworkflows.

Darüber hinaus sind Archivierungssysteme rechtssicher und entsprechen allen Vorgaben der GoBD. Ein wichtiger Grundsatz für die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten ist deren Unveränderbarkeit. Während der Archivierungsfrist von sechs bzw. zehn Jahren (je nach Dokumentart) dürfen die Dokumente weder gelöscht noch verändert werden, um als revisionssicher zu gelten. Ein weiter Vorteil: verlorengegangene E-Mails können schnell wieder hergestellt werden.

Sie haben Fragen zu dem Thema oder interessieren sich für eine E-Mail-Archivierungssoftware? Sprechen Sie uns unverbindlich an.

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